Τηλεργασία: 5 βήματα για σωστή διαχείριση Τηλέ-ομάδας

Τηλεργασία: 5 βήματα για σωστή διαχείριση Τηλέ-ομάδας

Είναι καλή ιδέα η δημιουργία Τηλέ-ομάδας;
Ποια είναι τα 5 βήματα για να είναι η Τηλέ-ομάδα σας ευτυχισμένη και παραγωγική?

Όταν το περιοδικό Entrepreneur ανέφερε τα αποτελέσματα των ερευνητών του Πανεπιστημίου του Harvard στις αρχές του 2019, ότι τα ανοικτά γραφεία είναι επιζήμια για την παραγωγικότητα, άνθρωποι από όλο τον τον κόσμο που εργάζονται με τηλεεργασία ένιωσαν μεγάλη ανακούφιση.

Κι όλοι όσοι διαχειρίζονται μια remote ομάδα (τηλέ-ομάδα), επιβεβαίωσαν την πεποίθηση τους ότι βρίσκονταν στην ιδανική κατάσταση για να δουλεύουν παραγωγικά. Ανάμεσα σε αυτούς και εμείς. Εδώ και χρόνια η E-Marketing Clusters χρησιμοποιεί αυτό τον τρόπο εργασίας σε όλες τις βαθμίδες της επιχείρησης.

Παρακάτω θα βρείτε τα 5 βήματα που χρησιμοποιούν οι δικοί μας Managers για να πετύχουν στην διοίκηση της DRT (Dream Remote Team)

• Εμπιστοσύνη
• Ευθύνη
• Κοινότητα
• Συνεργασία
• Κουλτούρα

1. Εμπιστοσύνη

Η αρχή κάθε καλής συνεργασίας είναι η εμπιστοσύνη και είναι το πρώτο πράγμα που πρέπει να κερδίσετε.

Δείξτε τους ότι νοιάζεστε για αυτούς και θα είστε εκεί για να τους βοηθήσετε να βιώσουν αυτό τον νέο τρόπο εργασίας με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.

Εργαλεία: Δημιουργήστε on demand video ενημέρωσης βέλτιστων πρακτικών εργασίας στο σπίτι, στην εταιρική σας εκπαιδευτική πλατφόρμα eLearning Platform
Είναι σημαντικό να γνωρίζουν οι εργαζόμενοι τι μπορεί να κάνει την εργασία τους στο σπίτι πιο ευχάριστη και ασφαλή.

Μέθοδοι: Δώστε τους από την πρώτη ημέρα πρόσβαση σε βοηθητικό υλικό και διαβεβαιώστε τους ότι θα είστε εκεί σε κάθε βήμα προσαρμογής.

2. Ευθύνη

Θέλετε να μάθετε στους ανθρώπους σας να έχουν (ή να εξακολουθήσουν να έχουν) την ευθύνη όσων τους έχουν ανατεθεί, εκμεταλλευόμενοι μόνο τα οφέλη της εξ΄ αποστάσεως εργασίας?

Πως μπορεί να γίνει αυτό, αν δεν μπορείτε να περάσετε από τα γραφεία τους ανά πάσα στιγμή?

Πολύ απλά πρέπει να ξεπεράσετε την εσφαλμένη άποψη ότι περνώντας από τα γραφεία τους δημιουργείτε το κίνητρο/φόβο για να είναι παραγωγικοί.

Η διαφάνεια της δουλειάς που προσφέρει ο κάθε εργαζόμενος σε όλη την ομάδα, είναι ο καλύτερος τρόπος δημιουργίας αίσθησης ευθύνης.

Εργαλεία: Λογισμικό διαχείρισης έργων στο διαδίκτυο έτσι ώστε όλοι να γνωρίζουν τις ημερομηνίες παράδοσης και την ευθύνη που έχουν απέναντι στην ομάδα (όπως τα Asana, Trello)

Μέθοδοι: Καθημερινές κλήσεις, ενδιάμεσες διασυνδέσεις καθηκόντων/ενεργειών (διασύνδεση της ολοκλήρωσης της ενέργειας κάποιου με την αρχή της ενέργειας κάποιου άλλου)

3. Κοινότητα / Επαφή ομάδας

Οι άνθρωποι έχουν την ανάγκη του ανήκειν, όπως αναφέρει ο Αβραάμ Μάσλοου στην “Θεωρία Ιεράρχησης των Αναγκών“. Οι άνθρωποι λοιπόν πρέπει να αισθάνονται συνδεδεμένοι με τους συναδέλφους τους, μέλη μιας ενεργής ομάδας και όχι απομονωμένοι και παραμελημένοι.

Εργαλεία: χρησιμοποιήστε λογισμικό συνομιλίας έτσι ώστε ολόκληρη η ομάδα να βρίσκεται στην ίδια συζήτηση (όπως τα Skype, Zoom, Microsoft Teams) και δημιουργήστε χώρους όπου τα μέλη της ομάδας μπορούν να μοιράζονται περιεχόμενο εκτός εργασίας, όπως τα ενσωματωμένα social media στην εταιρική σας eLearning Platform

Μέθοδοι: Βοηθήστε τους να κάνουν τα ίδια πράγματα που κάνουν οι άνθρωποι στην πραγματική ζωή, αλλά μεταφέρετε τα στον ψηφιακό κόσμο: ψηφιακά meetings, ψηφιακός καφές με την ομάδα, ψηφιακές συναντήσεις γεύματος, ψηφιακοί εορτασμοί όταν ξεπεραστούν σημαντικές δυσκολίες.

4. Συνεργασία

Η συνεργασία αποτελεί μια από τις σημαντικότερες προκλήσεις στην διοίκηση Τηλε-ομάδας κι αυτό γιατί προϋποθέτει εξοικείωση με νέα ψηφιακά εργαλεία από όλη την ομάδα.

Οι άνθρωποι που κάνουν πνευματική εργασία (όπως οι web developers, γραφίστες κτλ) μπορεί να είναι εσωστρεφείς. Η απομόνωση για ανθρώπους που εργάζονται χωρίς τα οφέλη της συνεργασίας είναι πάντα μια πρόκληση για τις εικονικές ομάδες.

Εργαλεία: είναι απαραίτητη η χρήση λογισμικού που απλοποιεί τη συνεργασία και κάνει προσβάσιμη και δημόσια την συνεισφορά του καθενός, όπως τα προϊόντα G Suite.

Μέθοδοι: Κάντε τη συνεργασία ένα σημαντικό στοιχείο της καθημερινής εργασίας. Εμπλέξτε περισσότερους ανθρώπους ταυτόχρονα στα σχέδια του έργου σας και ζητήστε από τις ομάδες να παρουσιάσουν τα αποτελέσματα μαζί.

5. Κουλτούρα

Last but not least … αλλαγή εταιρικής κουλτούρας.
Το αναφέρουμε τελευταίο, αλλά είναι ίσως το σημαντικότερο.

Για μια Τηλέ-ομάδα, είναι εξαιρετικά σημαντικό να συνδεθεί με την κουλτούρα, το όραμα και την αποστολή της εταιρείας. Μια κουλτούρα που θα φέρει στο DNA της την προσαρμοστικότητα στην αντιμετώπιση κάθε νέας ανάγκης και αλλαγής.

Είναι ευθύνη της εταιρείας να φροντίσει να κρατά τους τηλε-εργαζόμενους ενωμένους και οπαδούς της εταιρικής κουλτούρας.

Συμπέρασμα

Η Τηλεργασία έγινε ευρέως γνωστή χάρη στον covid-19 και θα μείνει σαν ένα από τα θετικά αυτής της πρωτόγνωρης “περιπέτειας”.
Μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις μακροπρόθεσμα, αρκεί να γίνει σωστά η μετάβαση και με αίσθηση ευθύνης από όλους η διαχείριση των Τηλέ-ομάδων.
Νέα εποχή, νέες ανάγκες, νέες λύσεις.